Was ist Enterprise-Projektmanagement?
Enterprise-Projektmanagement bezieht sich auf den Geschäftsprozess und die Denkweise, die erforderlich sind, um mehrere Projekte unternehmensweit zu verwalten. Der Prozess richtet das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement strategisch aus, mit dem Ziel, wertsteigernde Synergien zu schaffen.
„Beim Enterprise-Projektmanagement geht es darum, die gewünschten Ergebnisse unter beliebigen Bedingungen so effizient wie möglich zu erzielen“, sagt Jason Scott, Autor von The Irreverent Guide to Project Management und Principal Consultant, Gründer und CEO von 120VC, einem Unternehmen für Projektmanagement-Dienstleistung, das menschliche Lösungen anbietet, um Innovation und Wandel voranzutreiben. „Sie müssen flexibel sein, um Dinge zu erledigen und Ergebnisse zu erzielen.“
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Framework für das Enterprise-Projektmanagement
Ein Enterprise-Projektmanagement-Framework ist eine Kombination aus Geschäftsstrategie, Governance und Managementmethoden. Strukturen auf strategischer, taktischer und organisatorischer Ebene arbeiten effizient zusammen, um die Wertschöpfung zu steigern.
„Frameworks wie die des Project Management Institute (PMI) bieten Richtlinien, keine allgemein gültigen Regeln“, sagt Scott. „Organisationen – und die Menschen innerhalb der Organisation – müssen bereit sein, sich zu verändern und zu transformieren, um mit Enterprise-Projektmanagement die notwendigen und erwarteten Ergebnisse zu erzielen.“
Der PMI-Bericht Pulse of the Profession Report 2021 fordert einen eleganten, strategischen Ansatz für Projekte und beschreibt die Entstehung des "gymnastischen Unternehmens", das Governance und Struktur mit Flexibilität und einem Auge für Change-Management verbindet, insbesondere bei der digitalen Transformation. Der Bericht befasst sich mit der Verlagerung auf virtuelle Arbeit aufgrund der Pandemie als Dreh- und Angelpunkt für hochfunktionale Organisationen, wobei der Schwerpunkt weniger auf der Art und Weise liegt, wie Menschen arbeiten und verarbeiten, als vielmehr auf den Ergebnissen.
Der Wert der Implementierung eines Enterprise-Projektmanagements besteht darin, dass Sie in der Lage sind, schnell genug zu handeln, um Verluste einzudämmen oder eine potenziell einmalige Gelegenheit zu nutzen.
Grundlagen der Enterprise-Projektmanagement-Frameworks
Strategie und Enterprise-Projektmanagement: Effektives Enterprise-Projektmanagement basiert auf Strategie und Top-Down-Governance, die die gesamte Programm- und Projektimplementierung umfasst. Enterprise-Projektmanagement entwickelt sich als Praxis noch immer weiter und erfordert daher einen kulturellen Wandel und eine Abkehr von isolierten Abteilungen. Die Realität ist, dass Projekte, von Fusionen und Übernahmen bis hin zu großen IT-Initiativen, unternehmensweite Auswirkungen auf Leistung und Budgets haben.
Trotz des dringenden Bedarfs an Initiativen zur Erfüllung der Unternehmensleitbilder sind die meisten Initiativen und Projekte anfällig für Misserfolg. Der Pulse of the Profession-Bericht von PMI aus dem Jahr 2018 ergab, dass alle 20 Sekunden mehr als 1 Million US-Dollar verschwendet werden. Dieses Ergebnis, das für Unternehmen auf der ganzen Welt gilt, ist die Implementierung des Business Case.
- Das Enterprise-Projektmanagement-Office (EPMO): Das Enterprise-Projektmanagement-Office ist eine Geschäftsfunktion und -praxis, die sich auf strategische Geschäftsziele konzentriert: Management, Wachstum, Kerndifferenzierung, Wettbewerbsausrichtung, Wert und Finanzmanagement. Das EPMO arbeitet mit Führungskräften zusammen und ist diesen unterstellt. Das Office bietet Governance, Best Practices für das Projektportfoliomanagement, Tools, Mentoring und Prozessstandardisierung. Enterprise-Projektmanagement bietet Einblick in alle Projekte bis hin zur obersten Führungsebene, um die Wertschöpfung und die Eliminierung von Verschwendung sicherzustellen und Unternehmensinitiativen zu einem vorteilhaften Abschluss zu bringen.
- Das Projektportfoliomanagement-Office (PPMO): Das Projektportfoliomanagement-Office etabliert Methoden und Prozesse, die wertmaximierende Projektportfolios identifizieren und auswählen. Zu den Aufgaben von PPMO gehört die Zusammenarbeit mit Führungskräften, um Portfolioziele festzulegen und Einreichungsdaten für Projektvorschläge zu definieren. Das Office bestimmt und gibt den Mechanismus, den Algorithmus oder das Modell bekannt, das zur Schätzung des Wertes laufender und vorgeschlagener Projekte verwendet wird. Basierend auf Strategie und Daten empfiehlt das Office Projektprioritäten sowie die Zusammensetzung des Projektportfolios und entscheidet, wie die verfügbaren Projektressourcen zugewiesen werden. Best Practices und praktische Wege zum PPMO-Erfolg finden Sie in unserem Leitfaden zum Enterprise-Projektportfoliomanagement.
Taktik und Programmmanagement: Die taktische Ebene ist verantwortlich für Leistung, Governance, Kontrolle, Compliance, Risikomanagement und Programmmanagement. Programmmanager sind dem PPMO unterstellt, das daran arbeitet, Prozesse in einer Umgebung mit mehreren Projekten zu verbessern.
Das Programmmanagement-Office (PMO): Das Programmmanagement-Office ist Führungskräften und Projektsponsoren unterstellt. Das Programmmanagement steuert mehrere Projekte zur Unterstützung von Programmen, die in der Regel voneinander abhängig sind und verschiedene Unternehmensabteilungen einbeziehen. Strategische PMOs helfen bei der Kontrolle des Portfolios, der Priorisierung und der Strategie auf der Grundlage von Richtlinien der Organisationsebene. Das Office koordiniert Ressourcen mehrerer Abteilungen, generiert Berichte für Führungskräfte und Projektsponsoren, identifiziert Projektabhängigkeiten und koordiniert Projekte.
Wie unterscheidet sich Enterprise-Projektmanagement vom Programmmanagement?
Enterprise-Projektmanagement ist leitbild-, strategie- und wertorientiert, während Programmmanagement eine taktische Anstrengung ist. EPM-Offices verwalten mehrere Programme, die sich an der Unternehmensstrategie und dem Geschäftswert orientieren.
Die C-Suite und die Geschäftsleitung sind dafür verantwortlich, die Vision und Strategie für jede Ebene des Unternehmens festzulegen. Im Gegensatz dazu arbeitet das Programmmanagement-Office auf taktischer Ebene. Das PMO liefert Programmausrichtung, Risikoanalyse und Lösungen, Leistungsmetriken und andere Daten. PMOs stellen auch die Einhaltung der Projektmanagementstandards sicher.
Betriebs- und Projektmanagementaktivitäten konzentrieren sich auf Personalwesen, Beschaffung, Produktmanagement, Marketing, Vertriebs- und Kundenservice, Produktion, Lieferkette und Logistik.
Für diesen Bereich unterstützt das PMO die Administration für das Projektmanagementteam und regelt projektbezogene Managementprozesse. Das PMO ist verantwortlich für die Sicherstellung einer genauen Zeit- und Kostenverfolgung, Statusberichte und den pünktlichen und innerhalb des Budgets erfolgenden Abschluss genehmigter Projekte.
Projektmanagement ist ein komplexes und wichtiges Tätigkeitsfeld mit vielen dynamischen Einheiten. Sehen Sie sich Best Practices und Ziele an, indem Sie eine Übersicht über das Projektmanagement lesen.
Wie unterscheidet sich Enterprise-Projektmanagement vom Projektmanagement?
Das Enterprise-Projektmanagement konzentriert sich auf strategische Ziele und die Bereitstellung von Geschäftsplänen. Das Ziel des Projektmanagements ist es, qualitativ hochwertige Leistungen innerhalb des angegebenen Umfangs, der Kosten und des Zeitplans bereitzustellen.
Programmmanagement-Offices sind dafür verantwortlich, qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen innerhalb des Umfangs, pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Zu den EPM-Stakeholdern gehören Teamleiter, Teammitglieder, Fachexperten und Prozessverantwortliche.
Rollen und Verantwortlichkeiten im Enterprise-Projektmanagement
Die Rollen und Verantwortlichkeiten im Enterprise-Projektmanagement variieren von Organisation zu Organisation. In einer ausgereiften EPM-Umgebung ist der CEO oder COO die oberste Führungsperson, und sie werden von einem Chief Project Officer und einem Enterprise Project Manager unterstützt.
Hier ein kurzer Überblick über hochrangige Rollen im Enterprise-Projektmanagement:
- Chief Executive Officer (CEO) oder Chief Operations Officer (COO): Je nach Organisationsstruktur stellt der CEO oder COO die oberste Anlaufstelle dar. CEOs sind Verfechter des Wandels und die treibenden Kräfte hinter einer Kultur, die organisatorische Flexibilität und den Einsatz neuer Technologien unterstützt. In einer Forbes Insights-Umfrage unter Führungskräften aus dem Jahr 2019 betrachteten 92 Prozent das Programmmanagement-Office als transformative Kraft für die Einführung disruptiver Technologien. Fast 90 Prozent der befragten Führungskräfte glaubten außerdem, dass das EPMO ein kritisches Element zukünftiger digitaler Transformationen sein wird.
- Chief Project Officer (CPO): CPOs sind Führungskräfte auf Vorstandsebene. CPOs sponsern und beaufsichtigen wichtige Projekte, Portfolios und Programme, um strategische Geschäftsziele zu erreichen. Sie bewerten Risiken und stellen sicher, dass diese gut durch Vorteile ausgeglichen sind. Einer der entscheidenden Aspekte der Position besteht darin, die Effizienz und die Verbindungen zwischen Projekten zu steigern, einschließlich der Sicherstellung, dass jedes Projekt einen kompetenten Leiter hat. Der CPO ist auch für die Implementierung einer geeigneten Projektmanagementmethode verantwortlich und kontrolliert den Projektumfang. Insgesamt ist die Position damit beauftragt, bestmögliche Ausführung zu erreichen.
- Enterprise Project Manager: Enterprise Project Manager sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Projekte innerhalb einer Organisation die Erwartungen erfüllen, die auf den Anweisungen des CEO und CPO basieren. Enterprise Project Manager befassen sich nicht unbedingt mit den Details bestimmter Projekte, sondern leiten Projekte so, dass sie sich an den Zielen auf oberster Ebene orientieren. Gleichzeitig muss jedes Projekt im Portfolio pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Zu den wichtigsten Akteuren bei der Transformation zu einem unternehmensweiten Projektmanagement gehören:
- EPM Executive Owner: Jedes erfolgreiche Projekt braucht eine Führungskraft, die die Stimme und der Vertreter des Projekts ist. Der Executive Owner muss die Vision und Richtung für die Enterprise-Projektmanagement-Lösung des Unternehmens festlegen und sich in seiner Peergroup für die EPM-Vision und -Führung einsetzen.
- EPM Sponsor: Der Sponsor stellt die Verbindung zwischen der übergeordneten Vision und Richtung und der täglichen Planung und Ausführung dar, um Enterprise-Projektmanagement zu erreichen.
Ein genauerer Blick auf die Aufgaben eines Enterprise Project Managers
Enterprise Project Manager konzentrieren sich auf das zentrale Problem, das es zu lösen gilt. Mit Input von Sponsoren und Stakeholdern entscheidet der Enterprise Project Manager, wie das Problem angegangen werden soll, indem er Ziele, Umfang und Aufgaben identifiziert, die das gewünschte Ergebnis erzielen sollen.
Zu den Aufgaben eines Enterprise Project Managers gehören unter anderem:
- Vision beibehalten: Erfolgreiche Enterprise Project Manager behalten die Vision, die Ziele und den zugrunde liegenden Zweck des Unternehmens im Auge. Der Manager widmet dem gründlichen Verständnis des Projektwerts ausreichend Zeit und stellt sicher, dass auch alle Beteiligten ihn verstehen.
- Marktverständnis: Enterprise Project Manager müssen einen guten Überblick über das Marktumfeld haben, das sich auf einzelne Projekte auswirkt und dieses Wissen nutzen, um den Wert, die Organisation und die Aufsicht des Projekts zu bestimmen.
- Einen Rahmen für Projektaktivitäten definieren: Basierend auf Strategierichtlinien gehen Enterprise Project Manager voran und geben Teammitgliedern eine klare Struktur vor, um Projekte abzuschließen.
- Teilnehmer rekrutieren: Anhand der benötigten Fähigkeiten und Projektanforderungen wählen Enterprise Project Manager interne und externe Anbieter aus. Sie stellen auch neue Talente ein, um Projekte mit der größtmöglichen Effizienz abzuschließen.
- Doppelarbeit vermeiden und Chancen erkennen: Enterprise Project Manager erkennen, wenn Projekte in Konflikt stehen oder doppelten Aufwand verursachen, da sie einen Überblick und Vertrautheit mit Initiativen haben.
- Mit Führungskräften verhandeln: Wenn Personal, Budgets und Timing – oder in Fällen, in denen das Projekt selbst – überdacht werden muss, arbeitet der EPM mit Führungskräften und Businessmanagern zusammen, um Projekte zu erledigen.
- Erforderliche Ressourcen identifizieren: Sobald er alles organisiert hat, überprüft der Enterprise Project Manager alle Anforderungen. Sobald die Anforderungen geklärt sind, richtet der Enterprise Project Manager alle internen und externen Personen, Materialien und Dienstleistungen an den Budgetbeschränkungen aus.
- Meilensteine festlegen und Aktivitäten koordinieren: Um Projekte und Portfolios termin- und budgetgerecht zu liefern, schaffen Projektmanager Klarheit für alle Teammitglieder. Zu den Aufgaben gehören die Überwachung und Zuweisung von Rollen, Ergebnissen und praktikablen Plänen, die alle Stakeholder und Mitarbeiter nachvollziehen können.
- Beiträge und Vorteile der Teammitglieder sicherstellen: Das Engagement der Teammitglieder geht Hand in Hand mit der Vision. Die Führungsqualität von Enterprise Project Managern ermutigt jeden, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten, um auf dem höchstmöglichen Niveau zu arbeiten.
- Als Mittler fungieren: Die Projekt- und Portfolioentwicklung ist ein komplexer Prozess, der immense personelle und monetäre Ressourcen umfasst. Der Grad der Komplexität erfordert ausgefeilte Managementfähigkeiten, um Konflikte zu vermeiden. Zu den Konfliktlösungstechniken gehören Win-Win-Lösungen, bei denen alle Parteien ihre Ziele erreichen und einen zufriedenstellenden Kompromiss erzielen. Enterprise Project Manager geben in erster Linie kontinuierliches Feedback und sind flexibel, um Konflikte zu vermeiden, bevor sie beginnen.
- Gewonnene Erkenntnisse nutzen: Erfolgreiche Projektmanager überprüfen während Projekten kritische Daten und identifizieren anschließend potenzielle Probleme und verbessern zukünftige Projekte. Wenden Sie Bewertungen von Projektmisserfolgen, -erfolgen und gewonnenen Erkenntnissen an, um Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung zu verfeinern.
Es gibt viele Schritte, Input und Partnerschaften, die an der Erbringung von Projektwert beteiligt sind. Erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle übernehmen, indem Sie die Phasen des Projektmanagements verstehen.
Elemente des Enterprise-Projektmanagements
Es gibt sieben Komponenten bzw. Elemente, die am Enterprise-Projektmanagement beteiligt sind: Risikokontrolle und -analyse, Schätzung, Überprüfung von Methoden, ausufernde Probleme, Zeitmanagement, Informationssysteme sowie Training und Mentoring.
Diese Elemente werden im Folgenden ausführlich beschrieben.
1. Risikokontrolle und -analyse
Eine gut durchdachte Methode zur Risikoanalyse hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie viel Risiko angesichts potenzieller Projektbelohnungen akzeptabel ist. Risikomanagement ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Erfahren Sie mehr über Best Practices, und erhalten Sie Vorlagen und mehr in unserem Leitfaden zur Implementierung von Enterprise-Risikomanagement.
Vorlage für einen Projektrisikomanagementplan
Vorlage für einen Projektrisikomanagementplan herunterladen
Diese Vorlage lässt sich problemlos basierend auf Projektdetails, Risikotoleranz und Minderungsprozessen anpassen. Fügen Sie benötigte Daten und Berechnungen hinzu und beachten Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten, die Risikoidentifikation und ein Risikoregister zur Analyse und Überwachung.
2. Strukturierte Schätzung
Im Idealfall genehmigt das Management einen veröffentlichten Schätzungsprozess und eine Methodik für Projektmanager, die in einer großen Organisation zu befolgen sind. Dann sollte der Projektmanager dem Management die geschätzte Zeit und das Budget erklären und rechtfertigen, bevor er fortfährt. Drei-Punkte-Schätzungen, die die optimistischen, wahrscheinlichen und pessimistischen Ansichten beinhalten, bieten ebenfalls eine stringente Grundlage für Notfallschätzungen.
3. Projektüberprüfungen
Das Enterprise-Projektmanagement erfordert Überprüfungen an mehreren Stellen während des Projektlebenszyklus. Das PMI empfiehlt Engagement-, Startup-, Fortschritts- und Abschlussüberprüfungen. Die Absicht dieser Überprüfungen besteht darin, durch Prüfungen von Standards, Status und Problemen Aufmerksamkeit zu erzeugen und den Risikominderungsplans zu aktualisieren. Darüber hinaus unterstützen Überprüfungen Projektmanager dabei, wertschöpfende Beratung anzubieten.
4. Projektmanagement-Coaching
Coaching beschleunigt die Kompetenz und Entscheidungsfähigkeit von Projektmanagern und reduziert Abbruchquoten. Die Rolle des Coaches besteht darin, als Mentor zu fungieren, in kritischen Phasen zu helfen und bei Entscheidungen mit hohem Risiko zu unterstützen. Ein guter Coach hilft einem Projektmanager, die Notwendigkeit des Kompetenzwachstums zu verstehen und seinen Entwicklungsplan zu erstellen.
5. Management ausufernder Probleme
Projekte nehmen oft mehr Aufwand und Zeit als nötig in Anspruch, oder scheitern aufgrund einer Unfähigkeit, Probleme zu erkennen und zu beseitigen, wenn sie auftreten. Probleme aus verschiedenen Projekten, die die gleichen Kernprobleme haben, werden analysiert, und die Ergebnisse werden verwendet, um System- oder Organisationsänderungen, Qualitätsinitiativen in Abteilungen oder andere Herausforderungen, die den Fortschritt verhindern, zu priorisieren. Es kann hilfreich sein, eine Checkliste für Prozessüberprüfungen zu erstellen.
6. Zeiterfassung und Buchhaltung
Dies ist einer der kritischsten – und schwierigsten – Aspekte des Projektmanagements. Zeiterfassung und Buchhaltung sind für aktuelle und vergangene Berichterstattung und das Verständnis des Projekt-ROI unerlässlich. Erstellen Sie Schätzungsrichtlinien, die auf vergangenen Projekten basieren und auf Projektmanagerebene verwaltet werden, und lassen Sie diese und die Strapazierung von Zeit und Budget vom Projektmanager überprüfen. Projektmanagement-Software ist von unschätzbarem Wert, um Zeiterfassung und Buchhaltung überschaubarer und teilbarer zu machen, und eine Datenbank zu erstellen, in der Sie Richtlinien für die Budget- und Zeitschätzung entwickeln können.
Vorlagen für die Projektbudgetierung
Vorlagen für die Projektbudgetierung herunterladen
Liefern Sie Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets mit dieser Vorlage für die Budgetierung, mit der Sie Arbeit, Fixkosten, Materialien und andere Elemente nachverfolgen können. Verwalten Sie ganz einfach zusätzliche Ausgaben und geben Sie Einblicke in Budgetabweichungen, damit alle Teammitglieder und Stakeholder mit dieser praktischen Vorlage informiert sind.
7. Softwaresysteme
Unternehmen können Enterprise-Projektmanagement-Software verwenden, um den Fortschritt zu messen, Scope-Creep zu bewältigen und zuverlässig Projekte zu liefern, die den Geschäftszielen entsprechen. Tools sind als separate Tools für Nischenkäufer oder komplette Suite-Lösungen verfügbar.
Was sind Enterprise-Projekte?
Transformations- und änderungsorientierte Unternehmen stützen sich auf Enterprise-Projekte, bei denen es sich um Großprojekte handelt, die sich auf die gesamte Organisation auswirken und Hunderte (oder sogar Tausende) von Stakeholdern umfassen. Unternehmen mit globaler Präsenz veranlassen mehr und mehr Enterprise-Projekte, um die Unternehmenskultur zu verbessern, Aktionärwert zu schaffen und Qualitätsprodukte zu liefern.
Hier sind einige Beispiele für Enterprise-Projekte:
- Tesla, Inc.: Seit 2008 ist es Teslas kühne Vision, „den weltweiten Übergang zu nachhaltiger Energie zu beschleunigen“. Der globale Umfang dieser Vision ist ein Beispiel für proaktives Systemdenken und starke Unternehmensführung. Trotz der Beibehaltung regionaler Abteilungen hält sich Tesla an Richtlinien für das Enterprise-Projektmanagement und ist zentralisiert, und die gesamte Organisation wird durch Entscheidungen kontrolliert, die von einer zentralen Gruppe oder Team getroffen werden. Die Methode besteht darin, EPM- und Softwareentwicklungsprinzipien auf kurze Entwicklungszyklen anzuwenden, um bahnbrechende Elektrofahrzeuge zu schaffen. Tesla-Mitarbeiter teilen eine gemeinsame Vision („Do the impossible“/„Das Unmögliche möglich machen“), um Menschen zu vereinen und Konflikte zu reduzieren. Teams werden aufgefordert, wie Eigentümer zu denken und ständig innovativ zu sein. Das Unternehmen belohnt innovative Mitarbeiterbeiträge. Damit ist Tesla einer der weltweit führenden Hersteller von Elektroautos.
- Lowe's Companies, Inc.: Das Unternehmen nutzt Enterprise-Projektmanagement, um geschäftskritische Aufgaben auf der Grundlage seiner Vision zu erfüllen: „Wir bieten kundenorientierte Lösungen mit den besten Preisen, Produkten und Dienstleistungen, um Lowe's zur ersten Wahl für Heimwerker zu machen“. Zu den EPM-Initiativen des Unternehmens gehören Expansionen nach Kanada, die Vorplanung für Arbeitskräftemangel und neue Systeme wie das Self-Checkout-Programm. Die Enterprise-Projektmanagement-Lösungen von Lowe's ermöglichen dem Unternehmen Entscheidungen in Übereinstimmung mit dem Betriebsmodell, der strategischen Ausrichtung und den Bereichen mit Wachstumspotenzial zu treffen.
- Toyota Motor Credit Corporation: Das Unternehmen bietet Toyota-Händlern und Kunden der Marke Toyota Financial Services Schutz- und Finanzierungsprodukte an. Im Jahr 2001 beschloss die Toyota Motor Credit Corporation, EPM zu implementieren, um Projekte an der Unternehmensstrategie auszurichten und Daten zur Entscheidungsfindung zu nutzen. Das war wichtig für ein globales Netzwerk, das den Großteil seines Marktes abdeckt und 5,4 Millionen Kunden bedient. Das erste Projekt war die Implementierung von EPM. Während die Führungskräfte die Änderung bereitwillig akzeptierten, hatten einige Projektmanager Bedenken um den wahrgenommenen Verlust von Autonomie und Kontrolle. Heute werden alle Portfolios und Projekte anhand von drei Erfolgskriterien bewertet – Zeit, Kosten und Umfang – um Projektergebnisse mit Transparenz und reduzierter Komplexität an der Strategie auszurichten. Das Mantra des Unternehmens lautet „Keep it simple (Je einfacher, desto besser)“ innerhalb der korrekten Ausrichtung auf Strategie-, Governance- und Projektdurchführungs-Frameworks.
Best Practices für das Enterprise-Projektmanagement beginnen bei der Führung
Die effektivsten Best Practices im Enterprise-Projektmanagement beziehen sich auf Führung. Die Hauptfunktion von EPM ist die Unterstützung von Änderung, Transformation, Verbesserung und Wert in allen Geschäftsbereichen.
Scott von 120VC sagt, dass alles im zeitgenössischen Projektmanagement, insbesondere auf Enterprise-Ebene, auf einer starken Führung beruht. Er und sein Team entwickelten ihre Methodik und nutzen sie seit mehr als 20 Jahren für unternehmensweite Projekte für Fortune-100-Unternehmen, darunter viele IT-Entwicklungsprojekte. Glücklicherweise ist dieses Modell skalierbar und kann in Projekten und Portfolios aller Art Anwendung finden.
„Die meisten Projektmanager sind in den Prozess vertieft und stellen sich vor, dass sie Autorität haben. Aber die haben sie normalerweise nicht“, sagt Scott. „[Das ist der Fall,] weil in vielen Unternehmen, die EPM nicht praktizieren, Projektmanagement und -manager kein „Zuhause“ haben und keine Unterstützung von der Unternehmensführung erhalten. Es muss von oben kommen.
„Organisationen benötigen einen (leitbildbasierten) Plan und ein (leitbildbasiertes, befähigtes) Team, um zu den Ergebnissen zu gelangen, die benötigt werden“, fügt Scott hinzu.
Der PMI-konforme Prozess von 120VC ist ein iterativer, flinker und vernetzter Prozess, der die Unternehmenskultur verbessert und sich darauf konzentriert, die Personen zu stärken, die Projekte liefern und in einer Umgebung wachsen, die Ergebnisse fördert. Der Transformationsbeschleuniger gilt für die Organisation und den Abschluss von Projekten.
Führungskräfte stellen sicher, dass jedes durchgeführte Projekt der Geschäftsstrategie entspricht. Dieser kulturelle Ansatz ist der wichtigste Faktor für den Erfolg von Projekten und Portfolios. Solide Führungstechniken, wie die unten beschriebenen, sind der Motor, der jedes Projekt jeder Größe antreibt:
- Change-Management auf Unternehmensebene: Jedes Projekt oder Portfolio ist eine Übung in Änderungsdisziplin. Change-Management als Einstellung. Die Idee liegt darin, die Kultur voranzutreiben und die Leistung der Teammitglieder zu optimieren. Die Vogelperspektive und eine flexible Ansicht bedeuten, dass Sie immer die Möglichkeit haben, Dinge zu ändern.
- Projektteam-Demand-Management: Insgesamt und bei jedem Schritt des Weges ist es das Ziel, die Auslastung der Teammitglieder zu maximieren, Verschwendungszyklen und Chaos zu minimieren und Just-in-Time-Projektressourcen zu nutzen.
- Enterprise-Projektmanagement-Leadership: Auf Unternehmensebene definiert das hochrangige Management die Ergebnisse klar, bezieht alle Teams und Anbieter mit ein, verwaltet organisationsübergreifende Abhängigkeiten und arbeitet mit einem festen Termin und Budget.
- Portfoliomanagement: Gleichen Sie das Budget aus und nach der Überprüfung „nehmen Sie von den reichen und geben Sie den armen Programmen“, empfiehlt Scott. Ziel ist es, die Portfolioergebnisse auf allen Programmen zu maximieren.
- Programmmanagement: Wie im Portfoliomanagement, Budgetausgleich und Umverteilung von Posten. Insgesamt versuchen Programmmanager, die gewünschten Programmergebnisse in allen Projekten zu maximieren.
- Agiles Produktmanagement: Beim flexiblen Produktmanagement in jeder Art von Unternehmen, sei es im IT-, Fertigungs- oder Dienstleistungs-Bereich, geht es darum, das Ergebnis zu definieren, was die Bereitschaft und Fähigkeit erfordert, zu experimentieren.
„Bei diesem Ansatz geht es darum, mehr als ein Tool im Toolkit zu haben“, betont Scott. Er stellt fest, dass Unternehmen, die an eine Modalität gebunden sind, möglicherweise nicht die Ergebnisse erzielen, die sie benötigen. Vielmehr machen ein breites Spektrum an Fähigkeiten und die Offenheit für neues Wissen den Unterschied zwischen Gewinnern und Verlierern in einem immer stärker umkämpften Weltmarkt aus. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu von Experten geprüften Best Practices für das Projektmanagement.
Was Enterprise-Projektmanagement erfolgreich macht
Erfolgreiches Enterprise-Projektmanagement dient den übergeordneten Zielen der Organisation. Unternehmen wachsen auf lange Sicht durch Engagement für kontinuierliche Verbesserung, statt mit sofortigen Gewinnen. EPM verlangt von Unternehmen die Einhaltung hoher Standards, eines einheitlichen Berichtrahmens sowie einer zentralisierten Unternehmensführung und Supports.
Zu den kritischen Erfolgsfaktoren des Enterprise-Projektmanagements gehören unter anderem:
- Autonomie: Wenn eine Organisation ein EPMO einführt, sollte sich die Einführung an den Best Practices für das Change-Management auf Unternehmensebene orientieren. Programm- und Projektmanager müssen verstehen, dass Top-Down-Enterprise-Management ihre Arbeit ergänzt und zusätzliche Hilfe bietet. Jedes Office und dessen Mitarbeiter werden befähigt, ihre Arbeit zu erledigen und alle arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin.
- Expertise: Damit das Enterprise-Projektmanagement-Office effektiv ist, besetzen Sie es mit Personen, die über Projektmanagement-Expertise und Geschäftssinn verfügen, und coachen Sie Projektmanager. Fordern Sie von neuen Mitarbeitern, die hohen Ansprüche des Unternehmens zu erfüllen.
- Durchsetzung der Standardisierung: Standardisieren Sie Prozesse abteilungsübergreifend innerhalb der Organisation.
- Echter Strukturwandel: Es ist wichtig, eine Struktur zu haben, damit Projektmanagement-Offices direkt oder indirekt an das Enterprise-Projektmanagement-Office und letztendlich dem CEO berichten. Die Kommunikations- und Eskalationswege sollten klar sein, um Engpässe zu vermeiden.
- Unterstützung durch Führungskräfte: Das Enterprise-Projektmanagement-Office sollte ständige Unterstützung und Zustimmung erhalten, um seine Rolle zu erfüllen. Das Enterprise-Projektmanagement-Office unterstützt die Unternehmensführung und greift nicht in deren Verantwortlichkeits- oder Autoritätsbereich ein.
So stellen Sie fest, ob das EPM-Framework für Ihr Unternehmen geeignet ist
Die Entscheidung, dass Enterprise-Projektmanagement der Weg in die Zukunft für Ihr Unternehmen ist, kann sehr leicht sein. Wenn die Anzahl und Qualität von Projekten unüberschaubar wird und nur wenige abgeschlossen werden oder mit den gewünschten Ergebnissen enden, bietet das Enterprise-Projektmanagement-Framework eine Lösung.
Zu den wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekten gehören unter anderem:
- Unternehmensgröße: Je komplexer die Organisation, desto hilfreicher kann EPM Bemühungen integrieren und optimieren.
- Mindset: EPM erfordert eine neue Perspektive auf das gesamte Portfolio an Projekten und deren Einstufung nach dem potenziellen Wert für das Unternehmen. Bei diesem Wert geht es um die Entwicklung und Neuerfindung des Unternehmens, anstatt den Status quo beizubehalten oder die Leistungspläne der Geschäftseinheiten zu erfüllen. Projekte mit dem größten Wert haben Vorrang, und Projekte mit geringem Wert werden auf Stornierung geprüft.
- Projektmanagement-Reife: In der Anfangsphase der Projektmanagement-Reife definieren Teams ihre Herangehensweise an Projekte nicht richtig, liefern sie nicht pünktlich und haben Schwierigkeiten mit Änderungen. Unternehmen mit ausgereifteren Projektmanagementfähigkeiten sind besser für die Transformation und Änderung der Anforderungen des Enterprise-Projektmanagements geeignet.
- Projektbewertung und -balance: Ein Unternehmen wird zu einem Hauptkandidaten für EPM, wenn die Anzahl eingehender Projekte die derzeitige Fähigkeit übersteigt, aktuelle Projekte zu verfolgen und die Ergebnisse effektiv zu überwachen.
Nutzen von Enterprise-Projektmanagement-Methoden
Ein Enterprise-Projektmanagement-Office kann über Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement hinausgehen, und allgemeine Managementstrategien unterstützen. Der Enterprise-Projektmanagement-Plan bringt Projektmanagement-Offices zusammen und bietet dem Unternehmen einzigartige Vorteile.
„Bei Ergebnissen geht es um die Unternehmenskultur, und Kultur ist die Einstellung der Menschen“, sagt Scott. „Projekte werden von Menschen durchgeführt und erstklassiges Enterprise-Projektmanagement konzentriert sich auf die Entwicklung von Menschen.“
Zu den Nutzen des Enterprise-Projektmanagements gehören unter anderem:
- Sichtbarkeit und Beteiligung von Führungskräften: Da ein EPMO auf strategischer Ebene tätig ist, sind Programme und Portfolios für die höchste Ebene des Unternehmens besser sichtbar.
- Bessere Ausrichtung auf strategische Ziele: Vor dem Start eines Projekts müssen Manager Projekte anhand der Unternehmensstrategie und -ziele überprüfen, um den generellen Wert und die Fähigkeit zur Erzielung einer erheblichen Rendite sicherzustellen.
- Gestärkte Organisation: Durch Projektportfoliomanagement und -analyse fördern Manager die häufige und bestmögliche Nutzung von Ressourcen, verhindern Projektduplizierungen, erfassen Informationen und entwickeln Best Practices. Stakeholder, Teammitglieder und das Unternehmen insgesamt profitieren von verbesserter Kommunikation, Ressourcenmanagement und Produktivität.
Vorteile des Enterprise-Projektmanagements
Enterprise-Projektmanagement (und EPMOs) führen Projekte durch, um die Synergien des Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements zu verbessern. Das Framework bietet ein übergreifendes Maß an Kontrolle, das die Projektergebnisse verbessert und dem gesamten Unternehmen zugute kommt.
Zu den Vorteilen des Enterprise-Projektmanagements gehören unter anderem:
- Koordination des globalen Betriebs: Zentrales Enterprise-Projektmanagement bringt Abteilungen und geografisch verteilte Offices zusammen. Die daraus resultierende Zusammenarbeit und Unterstützung von funktionsübergreifenden Projekten verbindet Menschen und Prozesse, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
- Verstehen der Nachfrage: Die Bedarfsprognose ist ein integraler Bestandteil erfolgreichen Enterprise-Projektmanagements. Projekte sollten, basierend auf den Anforderungen im gesamten Unternehmen, der Nachfrage voraus initiiert und priorisiert werden.
- Bessere Wertbeurteilung: Mit einer breiteren Vision im gesamten Unternehmen kann ein Enterprise-Projektmanagement-Office auch gut positioniert sein, um den Wert und die Renditen des Unternehmens sowie Projekte zu bewerten. Eine finanzielle Rendite muss aber nicht das unmittelbare Ziel sein – Wert kann sich auch aus einer Lern- und Innovationsperspektive ergeben.
- Optimierung und Kostensenkung: Organisierte Systeme und Transparenz über mehrere Abteilungen hinweg eliminieren Doppelarbeit. Ein weiterer offensichtlicher Vorteil von EPM ist eine Reduzierung der Kosten aufgrund der Eliminierung oder Reduzierung von Überstunden, Änderungsaufträgen und anderen vermeidbaren Ausgaben.
- Bessere Projektergebnisse: Der genaue Richtwert einer jeden Projektmanagementlösung ergibt sich aus der Projektleistung. Die wirklichen Vorteile sind eine langfristige, unternehmensweite Verbesserung der Budgetleistung, der Arbeitsqualität, des Mitarbeiterengagements, der Innovation und der Wettbewerbsfähigkeit.
Nachteile von Enterprise-Projektmanagement-Methoden
Die Implementierung von Enterprise-Projektmanagement kann eine große Herausforderung darstellen. Viele Menschen müssen sich auf Änderungen einigen und bereit sein, Kultur- und Prozessveränderungen vorzunehmen, die für das Management und Teams unangenehm sein können.
„Es gibt einen seltsamen Nachteil – es geht darum, aus der Komfortzone herauszukommen. Es ist nicht einfach“, betont Scott. „Bei diesem Prozess muss man den Status quo zurücklassen. Den Prozess richtig zu entwerfen, ist oft einfacher, als Dinge zu erledigen. Wenn Dinge ins Stocken geraten, liegt das meistens daran, dass man im Prozess steckenbleibt – die Leute verfangen sich in Kleinigkeiten. Für gute Projektmanager auf allen Ebenen geht es nicht um Umfang und Zeitplan, sondern darum, jeden Tag zu überprüfen, ob sie das richtige Ergebnis liefern und Wert für das Unternehmen als Ganzes schaffen.“
An welchen Stellen Ihr Unternehmen sparen kann, hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich der Unternehmenskultur, der Implementierungskosten, der Organisationsstruktur und der Fähigkeiten des Enterprise-Projektmanagers. Berücksichtigen Sie auch die folgenden häufigen Herausforderungen:
- Mangelnder Support: Wie einfach eine Implementierung ist, hängt von der Organisation ab. Unternehmen können Schwierigkeiten bei der Implementierung haben, wenn sie nicht über den notwendigen Support verfügen.
- Abteilungsänderungen: Abteilungen, die nicht direkt vom Wechsel zu EPM betroffen sind, wie z. B. die Personalabteilung, müssen möglicherweise ihre Verfahren ändern, um das neue Modell zu unterstützen.
- Kommunikationshürden: Sie können Hindernisse minimieren, indem Sie eine klare Kommunikation priorisieren und sicherstellen, dass alle Änderungen realistisch sind.
Herausforderungen des Enterprise-Projektmanagements
Unternehmen müssen bei der Implementierung von Enterprise-Projektmanagement Herausforderungen meistern, daher ist es wichtig, diese im Voraus zu verstehen. Die richtigen Personen, finanziellen Mittel und technologischer Support müssen vorhanden sein, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
„Enterprise-Projektmanagement hat keine Nachteile, außer der Herausforderung, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten müssen“, sagt Scott. „Außerdem müssen alle in mehr als nur einer Hinsicht einen Beitrag leisten. Es geht nicht darum, agil zu sein – es ist nicht für jedes Nicht-IT-Projekt geeignet. Es geht um 'kleingeschriebene' agile Ansätze, um alle Disziplinen des Projektmanagements zu beherrschen.“
Zu den Herausforderungen des Enterprise-Projektmanagements gehören:
- Angemessene Finanzierung: Das Management muss angemessene Mittel für Projekte zuweisen, die auf der Grundlage der Strategie einen angemessene Rendite erzielen sollen. Sie können detaillierte Finanzberichterstattung verwenden, um den Erfolg zu messen sowie nach Möglichkeiten zu suchen, sich zu verbessern und welche Projekte eliminiert oder zurückgefahren werden sollten.
- Qualifizierte Fachkräfte: Die Einstellung der richtigen Mitarbeiter oder das Training bestehender Mitarbeiter kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
- Technologischer Support: Für Unternehmen mit großen Projektportfolios sind Softwarelösungen, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, der effektivste Weg, um Bemühungen zu verwalten und zu überwachen.
Enterprise-Projektmanagement implementieren
Die Umstellung auf EPM ist ein Projekt für sich. Es ist eine Gelegenheit, Änderungs- und Wertkonzepte unternehmensweit aufzuzeigen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Implementierung von EPM spiegeln die Chancen und die Denkweise des Enterprise-Projektmanagements wider.
„Die Hindernisse für die Implementierung von Enterprise-Projektmanagement sind Informations- und Bestätigungsbefangenheit“, sagt Scott von 120VC. Mit einer starken Unternehmensführung und einer effektiven, kontinuierlichen Kommunikation können Menschen weg von dem, was sie glauben, hin zu dem, was funktioniert.
Implementieren Sie EPM mit sorgfältiger Überlegung. Jedes Unternehmen hat einzigartige Bedürfnisse, daher muss sich ein EPMO an die Unternehmenskultur anpassen und mit Herausforderungen und Risiken umgehen können. Ein ausgezeichneter Prozess, den Sie verwenden sollten, bevor Sie fortfahren, besteht darin, die folgende Checkliste zu überprüfen und eine Risikobewertungsanalyse für Unternehmen durchzuführen.
Checkliste für die Implementierung von Enterprise-Projektmanagement herunterladen
Smartsheet Enterprise-Projektmanagement-Dashboard
Dashboards zeigen wichtige Informationen über die Geschäftsleistung an. Das zentrale Kontrollpanel dieses Enterprise-Projektmanagement-Dashboards bietet einen Überblick über wichtige Informationen, die Sie für entsprechende Parteien freigeben können. Die Vorlage für das Projektportfoliomanagement ermöglicht einen tieferen Einblick in den Status von Portfolios, sowohl als Ganzes als auch einzeln. Fügen Sie die Vorlage für die Bedarfsplanung hinzu, um Bestands- und Lieferkettendaten zu prognostizieren und die Planung zu erleichtern. Vorlagen für das Enterprise-Projektmanagement können mit neuen Tools und Widgets angepasst werden.
Was ist ein Enterprise-Projektmanagement-System?
Enterprise-Projektmanagement-Systeme sind Softwareanwendungen, die speziell für die Anforderungen großer Unternehmen entwickelt wurden. Enterprise-Projektmanagement-Tools sind umfangreiche Lösungen, die für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Projekten und größeren Teams entwickelt wurden.
Geschichte und Entwicklung des Enterprise-Projektmanagements
Von den 1940er- bis in die 1990er-Jahre konzentrierten sich Organisationssysteme auf einzelne Projekte, Planung und Koordination. Heute umfasst EPM mithilfe von Software-Tools Abteilungen und geografische Standorte.
IT-Governance-Praktiken haben EPM in den letzten Jahren beeinflusst. Heute hat sich die Praxis zu einer Reihe von miteinander verbundenen Techniken und Aktivitäten entwickelt, die Unternehmen systematisch anwenden, um Renditen sowohl bei Projekten als auch bei Menschen zu maximieren.
Die zugrunde liegende Motivation besteht darin, Geschäftsanforderungen zu erfüllen, indem Änderungen vorangetrieben und die Komplexität durchbrochen werden. Erfahren Sie mehr darüber, was Unternehmen mit Enterprise-Portfoliomanagement erreichen können.
Die Zukunft des Enterprise-Projektmanagements
Da der Druck auf Unternehmen, schnellere Ergebnisse zu liefern, zunimmt, werden wahrscheinlich immer mehr Unternehmen Enterprise-Projektmanagement einführen. Zu den neuen Möglichkeiten, die Praxis zu verbessern, gehört die stärkere Nutzung von Daten und Technologien wie KI, die die Struktur und Art der Praxis selbst verändern werden.
Änderung ist disruptiv, bringt aber auch Chancen mit sich. Die Pandemie erzwang für viele Unternehmen eine Neubewertung der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und wie sie sich transformieren können, um mit allen Arten von natürlichen und Branchenereignissen umzugehen. Mit dem Einsatz von KI, um aus Metadaten Sinn zu schöpfen, wird die Flexibilität der zukünftigen Arbeitspraxis unterstützt und wird Unternehmen helfen, mit Stressfaktoren umzugehen und gestärkt zurückzukommen.
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Von einfacher Aufgabenverwaltung und Projektplanung bis zu komplexem Ressourcen- und Portfoliomanagement hilft Ihnen Smartsheet, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Arbeitstempo zu erhöhen – und befähigt Sie, mehr zu schaffen. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.