Was ist Priorität im Bereich Projektmanagement?
Im Bereich Projektmanagement bezieht sich die Priorität auf die Dringlichkeit und Wichtigkeit einer Aufgabe oder eines Projekts. Projektmanager verwenden Prioritäten, um festzulegen, wer die Inhaberschaft für jede Aufgabe übernimmt und wann Ergebnisse erwartet werden können.
Es gibt viele Faktoren, die die Priorität bestimmen, einschließlich Zeit und Geld, verfügbarer und benötigter Ressourcen und unternehmensspezifischer Anforderungen. Projekt- und Programmmanager müssen diese Faktoren gegeneinander abwägen, um festzulegen, welche Projekte die höchste Priorität haben.
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Was ist eine Projektpriorisierung?
Die Priorisierung von Projekten ist der Prozess, in dessen Rahmen bestimmt wird, welche potenziellen und bestehenden Projekte die dringendsten und wichtigsten sind. Dieser Prozess umfasst die Bewertung der Kriterien, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und ihre Anwendung auf alle Ihre Projekte.
Sie können die Projektpriorität basierend auf dem potenziellen Return on Investment (ROI) oder dahingehend bewerten, wie wichtig jedes Projekt für eine Abteilung ist. Beispielsweise können Projekte, die mit der Produktionsinfrastruktur oder der webbasierten Sicherheit zusammenhängen, eine sehr hohe Priorität haben. Alle Unternehmen haben verschiedene Anforderungen, die eindeutige Priorisierungsstrategien erfordern.
Viele Organisationen tun sich mit der Priorisierung schwer, da alle Projekte eine gewisse Dringlichkeit und Wichtigkeit haben. Die beste Strategie besteht darin, einen strategischen Planungsrahmen zu erstellen, damit Sie die Ziele und Prioritäten des Unternehmens leicht in Ihren Priorisierungsprozess integrieren können.
Warum ist Projektpriorisierung wichtig?
Die Projektpriorisierung stellt sicher, dass Sie Unternehmensressourcen entsprechend Ihren individuellen Anforderungen korrekt zuweisen. Indem Sie Aufgaben priorisieren, kann Ihr Unternehmen den zeitliche und finanziellen Aufwand, den Sie für weniger dringende und wichtige Projekte aufbringen, minimieren.
Eine Umfrage des Project Management Institute 2016 ergab, dass nur 52 Prozent der Projekte die ursprünglichen Ziele und Geschäftsziele erreichten, wenn die Projektmanagementkultur geringe Priorität hatte. Diese Zahl stieg jedoch um fast 20 Prozent, sobald Unternehmen die Projektmanagementkultur priorisierten. Projektmanagement und Projektpriorisierung sind für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung.
So priorisieren Sie Projekte
Ein Projektpriorisierungsprozess ist unerlässlich, um Kriterien über ein Portfolio hinweg einheitlich zu halten und bei den spezifischen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens anzusetzen. Hier sind die grundlegenden Schritte zur Priorisierung einer Liste von Projekten:
- Eine Liste mit Projekten erstellen: Erstellen Sie eine Liste potenzieller und bestehender Projekte. Konsultieren Sie hochrangige Führungskräfte, Abteilungsleiter und Projektmanager, um sicherzustellen, dass Sie die Projektanforderungen des Unternehmens genau bewerten.
- Organisieren Sie Projekte nach offensichtlicher Prioritätsstufe:
In einigen Fällen ist die Projektpriorität offensichtlich. „Die Priorisierung Ihrer Projekte erfordert die Erstellung einer Liste einzelner Projekte und dann die Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Projekten, damit Sie wissen, worauf Sie sich sofort konzentrieren müssen“, schlägt Trevor Larson, Mitgründer und CEO von Nectar, vor. - Priorisierungskriterien bestimmen: Wenn die Prioritätsstufen von Projekten nicht sofort offensichtlich sind, bestimmen Sie Priorisierungskriterien basierend auf den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens.
- Aufgaben analysieren und bewerten: Wenden Sie diese Priorisierungskriterien auf Ihre Projekte an, um die Dringlichkeit und Wichtigkeit jedes Projekts zu bestimmen und die Projekte entsprechend einzustufen.
Sie können eine Matrix oder eine Vorlage verwenden, die Sie bei Ihren Priorisierungsaktivitäten unterstützt. Priorisierungsvorlagen sind nützliche Tools, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung und der Nachverfolgung Ihrer Priorisierungsprozesses unterstützen. Es gibt auch spezifische Details zu IT-Projektpriorisierungen, die hilfreich sein können, wenn Sie versuchen, Projekte für Teams mit IT-Schwerpunkt zu priorisieren.
Projektpriorisierungsvorlage
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Verwenden Sie diese Vorlage für die Priorisierung von Projekten, um Projekte auf der Grundlage der vorausgefüllten Kriterien zu bewerten, oder geben Sie eigene Kriterien ein, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Geben Sie in jeder Zelle einen Wert von eins bis fünf ein, um die Wichtigkeit jeder Variable anzugeben, und die Vorlage berechnet automatisch eine Bewertung für jedes Projekt in Ihrer Liste.
Prioritätsstufen für Projekte
Sie können den Projekten eine hohe, mittlere, geringe oder keine Wichtigkeit zuweisen. Eine andere Weise, diese Stufen zu betrachten, ist das Konzept „do, delegate, schedule, and delete“ (erledigen, delegieren, planen und ignorieren). Die Priorisierungskriterien und das von Ihnen gewählte Framework bestimmen die Prioritätsstufe jedes Projekts.
Um ein größeres Verständnis dafür zu erhalten, wie Sie Prioritätsstufen bestimmen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Verwendung von Prioritätsmatrizen.
Projektpriorisierungsprozess
Projektpriorisierungsprozesse helfen Ihnen, Frameworks zu erstellen, um Projekte auf der Grundlage einer einheitlichen Reihe von Variablen zu bewerten. Hier finden Sie eine Liste bestimmter Techniken und Prozesse, anhand derer Sie die Priorität von Projekten bestimmen können:
- Kano: Das Kano-Modell beschreibt, dass die in einem Endprodukt verfügbaren Funktionen die Zufriedenheit eines Kunden mit dem entsprechenden Projekt bestimmen. Identifizieren Sie die Funktionen, die für den Endbenutzer ein hohes Maß an Zufriedenheit bieten, und priorisieren Sie die entsprechenden Projekte.
- Payback Period: Die Payback Period ist die Zeit, die benötigt wird, um die Kosten einer Investition zu amortisieren. Wenn Sie die Payback Period berechnen, beachten Sie sowohl die laufenden Kosten als auch das Umsatzpotenzial. Ein Projekt mit einer kürzeren Payback Period kann zwar vorzuziehen sein, aber Sie sollten auch die Dauer des Projekts und sein Potenzial für laufende Renditen berücksichtigen. Dies ist eine einfache Methode, die sich auf den Cashflow konzentriert und keine potenziellen Risiken oder Hürden berücksichtigt.
- Kapitalwert: Der Kapitalwert entspricht den aktuellen Kosten eines Projekts abzüglich des ROI. Der Kapitalwert berücksichtigt das Potenzial für Discounted Cashflows, lässt aber viele nicht-finanziellen Variablen außen vor.
- Scoring-Modell: Scoring-Modelle weisen einen numerischen Wert auf der Grundlage von Kriterien zu, die von Entscheidungsträgern festgelegt wurden. Höhere Werte entsprechen Projekten mit höherer Priorität.
- Story-Mapping: Story-Mapping ist der Prozess, in dessen Rahmen eine hypothetische Karte der Erfahrung des Benutzers mit einem Produkt erstellt wird. Die Karte hilft, die Funktionen eines Produkts hervorzuheben, mit denen ein Benutzer am wahrscheinlichsten interagieren wird und die daher am wichtigsten sind. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unsere Liste der herunterladbaren User-Story-Vorlagen.
- MoSCoW-Methode: MoSCoW ist ein Akronym, das für „Must have, Should have, Could have, Won’t have“ (unbedingt erforderlich, sollte umgesetzt werden, kann umgesetzt werden, wird dieses Mal nicht umgesetzt) steht. Die MoSCoW-Methode ist eine Prioritätsmatrix, die Optionen schnell in vier Priorisierungskategorien sortiert. Dies ist eine Variante der traditionellen vierteiligen Prioritätsmatrix, die Projekte nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert.
„MoSCoW ist ein Managementakronym, das häufig in Bereichen wie Projektmanagement und Softwareentwicklung verwendet wird, aber auch auf alltägliche Aufgaben angewendet werden kann. Wir nutzen den MoSCoW-Ansatz im Rahmen jedes Projekts“, erklärt Ansh Gupta, Gründer von Empire Crafter. - Analytic Hierarchy Process: Der Analytic Hierarchy Process bestimmt die Projektpriorität anhand einer Reihe von paarweisen Vergleichen zwischen Projekten. Erstellen Sie mit den Kriterien, die in Bezug auf die Anforderungen Ihres Unternehmens am wichtigsten sind, für jedes Projekt eine numerische Bewertung. Höhere Werte entsprechen Projekten mit höherer Priorität.
- Data Envelopment Analysis: Die Data Envelopment Analysis misst die relative Effizienz ähnlicher Organisationseinheiten. Projektmanager können diese Methode verwenden, um Einheiten zu identifizieren, die produktiver sind, damit sie Projekte entsprechend priorisieren können.
- Prioritätsmatrix: Eine Prioritätsmatrix ist ein einfaches Tool, das hilft, die wichtigsten Projekte auf einer Liste zu bestimmen. Eine Prioritätsmatrix kann einfach nur ein vierteiliges Quadrat sein, das Dringlichkeit und Wichtigkeit misst. Sie kann auch ein größeres Raster sein, das viele Variablen vergleicht.
- Risk Priority Matrix: Alex Claro, VPN Analyst bei CreditDonky, erklärt, wie man mit einer angepassten Prioritätsmatrix Risikostufen priorisiert: „Entwickeln Sie zunächst eine Liste Ihrer Risiken, einschließlich der Worst-Case-Szenarien. Nachdem Sie Ihre Liste zusammengestellt haben, müssen Sie herausfinden, welche Probleme am wahrscheinlichsten auftreten. In dieser Phase sollten Sie überlegen, wie Sie dieses Auftreten von Risiken mit großen Auswirkungen vermeiden können. Dies sind Ihre Hauptsorgen. Dies hilft Ihnen, zu identifizieren, welche Risiken wahrscheinlich die ernsthaftesten Auswirkungen haben, und dann Schritte zu ergreifen, um diese Risiken zu mindern.“
Vorteile der Projektpriorisierung
Das Priorisieren von Projekten bietet viele Vorteile. Ihr Team nutzt seine Zeit effizienter, bleibt besser organisiert und erhöht die Erfolgsrate ihrer Projekte. Hier finden Sie eine Liste der Vorteile, die Experten bei der Implementierung von Projektpriorisierungsstrategien festgestellt haben:
- Erhöhte Effizienz:
Lester Mclaughlin, VP of Operations bei Blue National, spricht von der Erfahrung seines Unternehmens mit verbesserter Priorisierung: „Wir haben auf jeden Fall eine Verbesserung bei unserem Workflow bemerkt. Angesichts der überwältigenden Nachfrage nach unseren Dienstleistungen können wir keine Zeit auf vermeidbare Ineffizienzen verschwenden“, so Mclaughlin. - Verbesserte Organisation: Priorisierungsprozesse organisieren Projekte und Aufgaben in einer Hierarchie, die einfacher zu verwalten ist. „Ich verwende gerne die Eisenhower-Matrix, die Projekte als wichtig und nicht wichtig sowie dringend und nicht dringend kategorisiert. Basierend auf dem Quadranten der Matrix, in den ein Projekt fällt, entscheidet sich, was mit einer Aufgabe passiert: Entweder muss ich sie sofort erledigen, oder ich muss entscheiden, wann ich sie angehe, oder ich kann sie an einen direkten Untergebenen delegieren oder ich kann sie komplett von meiner Liste streichen“, erklärt Larson.
- Erhöhte Erfolgsquote: Standardisierte Priorisierungspraktiken stellen sicher, dass Projekte den Unternehmenszielen und -anforderungen entsprechen.
- Erhöhter Zusammenhalt im Team:
Die Priorisierung von Projekten reduziert Stress, indem die Projekttransparenz erhöht und die Kommunikation innerhalb eines Teams verbessert wird. „Projektpriorisierung in unserem Unternehmen ist für das Stress- und Produktivitätsmanagement unerlässlich. Die Mitarbeiter sind glücklicher und erfüllter, wenn sie ihre Arbeit konsequent erledigen können, ohne davon gestresst zu sein, was als Nächstes kommt“, erklärt Michael Steele, CEO und Inhaber von Flywheel Digital. - Verbessertes Buy-In: Eine effektive Projektpriorisierung fördert im Laufe der Zeit das Vertrauen in die Projektmanager. Führungskräfte sind eher bereit, Projekte zu unterstützen, die von Mitarbeitern geleitet werden, die eine Erfolgsbilanz aufweisen können.
Konkurrierende Prioritäten im Projektmanagement
Konkurrierende Prioritäten können ein Hindernis für den Erfolg sein. Die Identifizierung der wichtigsten Priorisierungskriterien für ein Unternehmen kann schwierig sein, aber die Transparenz und Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Beteiligten in die Auswahl Ihrer Priorisierungskriterien einbeziehen. Dies hilft, Konflikte zu mindern, indem die Teammitglieder mit konkurrierenden Prioritäten Gehör finden. Sobald Sie Ihre Priorisierungskriterien ausgewählt haben, sollten Sie sicherstellen, dass sie im gesamten Unternehmens einheitlich sind.
„Bei konkurrierenden Prioritäten ist es sinnvoll, zuerst eine zweite Meinung von einem Kollegen oder vertrauenswürdigen Mitarbeiter einzuholen, um sicherzustellen, dass Sie den Kern der einzelnen Prioritäten richtig interpretieren und dass diese tatsächlich miteinander konkurrieren. Wenn sie im Hinblick auf ihre Wichtigkeit in Konkurrenz stehen, priorisieren Sie die Priorität, deren Risiko für ein Scheitern im Laufe der Zeit steigt, sei es aufgrund von sich ändernden Marktbedingungen oder von eingeschränkter Arbeitskraft aufgrund von Feiertagen oder saisonalen Schwankungen“, schlägt Larson vor.
Darüber hinaus empfiehlt Steele Unternehmen, eine Projektmanagement-Software zu verwenden, um Aufgaben nachzuverfolgen und gut organisiert zu bleiben. „[PM-Software] hilft allen insofern, als dass die Arbeit viel überschaubarer wirkt, auch bei konkurrierenden Prioritäten“, so Steele. „Es kann schwierig sein, die internen Aufgaben gegenüber denjenigen zu priorisieren, die direkt zum ROI beitragen. Dennoch priorisieren wir sie anhand des geschätzten Werts für unser Team, was für uns als Unternehmen von großem Wert ist, auch wenn es sich nicht direkt im Endergebnis widerspiegelt.“
Wann Sie Projekte priorisieren sollten
Die Priorisierung von Projekten sollte ein regelmäßiger Bestandteil des Zeitplans eines Projektmanagers sein. Die Anforderungen ändern sich im Laufe eines Projekts, sodass es wichtig ist, jederzeit beurteilen zu können, welchen Rang aktuelle und potenzielle Projekte im Portfolio einnehmen.
Wenn ein Projektmanager einen Mangel an Projekttransparenz, gewisse Prozessinkonsistenzen oder eine Störung in der Zusammenarbeit bemerkt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die Prioritäten neu zu bewerten. Diese Probleme können verschiedene Ursachen haben, aber sie weisen auf ein Problem mit unklaren oder veralteten Prioritätskriterien hin.
Vorlage für die paarweise Projektpriorisierung
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Verwenden Sie diese Vorlage, um Projekte schnell nach relativer Wichtigkeit zu organisieren. Geben Sie Projekte in das Raster ein und bestimmen Sie, welche bei den einzelnen paarweisen Vergleichen jeweils wichtiger sind. Die daraus resultierende numerische Bewertung für jedes Projekt schafft eine Hierarchie, ohne dass Sie Priorisierungskriterien identifizieren müssen.
Vorlage für die Projektbewertungskriterien-Priorisierung
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Verwenden Sie diese Vorlage für Projektbewertungskriterien, um die wichtigsten Kriterien für Priorisierungsmatrizen in Ihrem Unternehmen zu bestimmen. Konsultieren Sie wichtige Entscheidungsträger und erfassen und vergleichen Sie ihre Antworten, um die wichtigsten Kriterien für alle Abteilungen zu identifizieren. Geben Sie die Ergebnisse in die obige Priorisierungsvorlage ein, um ein standardisiertes Framework für die unternehmensweite Verwendung zu erstellen.
Vorlage für die gewichtete Projektpriorisierungsbewertung
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Verwenden Sie für kompliziertere Vergleiche diese gewichtete Projektpriorisierungsvorlage. Geben Sie die Priorisierungskriterien, die Sie von wichtigen Entscheidungsträgern gesammelt haben, in die Vorlage ein, wählen Sie ihre Gewichtung aus und bewerten Sie sie für jedes Projekt. Sie können dann die Wichtigkeit verschiedener Kriterien basierend auf ihrer daraus resultierenden numerischen Bewertung bewerten.
Kit für eine leichtere Projektpriorisierung
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In unserem Kit für eine leichtere Projektpriorisierung finden Sie hilfreiche Vorlagen. Das Kit enthält eine Vorlage für die Projektpriorisierung, eine Vorlage für die gewichtete Priorisierung von Projekten, eine Vorlage für die Priorisierung von Projektbewertungskriterien und eine Vorlage für die paarweise Priorisierung, wie oben aufgeführt. Ein Portfolio richtig priorisierter Projekte hilft Ihnen bei Ihrem Projektportfoliomanagement oder bei der Projektauswahl.
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